6 consigli per organizzare una fiera professionale

Organizzare una fiera professionale è un progetto entusiasmante, ma può essere difficile se non si hanno le competenze necessarie per organizzare eventi. Senza una buona pianificazione, risorse adeguate e una gestione proattiva, il tuo evento professionale può trasformarsi in un incubo logistico e di marketing per te, i tuoi collaboratori e per coloro che partecipano.

Le aziende che partecipano alla tua fiera usano questo evento come una grande opportunità per comunicare, esporre e vendere i loro prodotti e, soprattutto, il loro marchio, per chiudere nuovi accordi di collaborazione ed entrare in contatto diretto con clienti potenziali o attuali. Entrambe le aziende e tutti i partecipanti hanno grandi aspettative sulla pianificazione e l’organizzazione dell’evento.

In questo articolo ti offriamo 6 consigli fondamentali per organizzare una fiera professionale e renderla un successo!

1. Pianifica con largo anticipo

Lanciarsi ad organizzare la fiera senza una buona pianificazione preventiva cadrebbe nella trappola che ti porterebbe a trascurare dettagli cruciali per il corretto sviluppo del tuo evento professionale. Pianifica e prepara un piano d’azione con largo anticipo aumenta le possibilità di successo nell’organizzazione del tuo evento. In particolare, prima di iniziare qualsiasi tema organizzativo della tua fiera, devi prenderti il tempo di:

• Stabilire gli obiettivi della fiera
• Calcolare il potenziale del tuo evento
• Definire un budget, anche se approssimativo
• Sviluppare un piano di marketing

2. Trova lo spazio perfetto

La scelta dello spazio in cui organizzare una fiera ha un’importanza fondamentale. Deve essere fatto tenendo conto delle tue esigenze e, soprattutto, di quelle dei partecipanti alla fiera. È molto importante che la posizione sia adeguata: la città scelta è la migliore per attirare il numero massimo di partecipanti? È facilmente accessibile ai potenziali partecipanti alla fiera? Per questo, devi tenere conto di quanto sia attraente la località prescelta, nonché della sua accessibilità (facilità di arrivarci con diversi mezzi di trasporto, soprattutto se i partecipanti provengono da lontano) ma anche aspetti complementari come le condizioni meteorologiche .

Allo stesso modo, quanto sopra vale anche per la sede stessa: ha vari ingressi, parcheggi, ingressi abilitati per le persone con mobilità ridotta, uscite di emergenza, spazio sufficiente per il movimento confortevole di tutti i partecipanti all’interno, spazio sufficiente per tutti gli stand forniti …?

Anche il numero previsto di partecipanti diventa importante quando ti guida verso la migliore scelta possibile di spazio: la tua fiera è piccola, media o grande? Ci sono spazi come sale riunioni, spazi culturali e sale conferenze degli hotel che di solito sono adattati per ospitare fiere di piccole o medie dimensioni. Nel caso di grandi fiere, sarebbe necessario optare per spazi come centri congressuali o fiere.

3. Scegli una data che non coincida con altri eventi importanti

Allo stesso modo della scelta del luogo, la data non è neanche una decisione insignificante. Evita quanto più possibile di organizzare la tua fiera nelle stesse date di altri eventi importanti per una delle categorie di potenziali partecipanti (aziende, collaboratori, partecipanti).

Questi eventi importanti possono variare dalle feste alle altre fiere. In casi specifici, se e solo se ritieni di poter sfruttare il traffico generato da qualcun altro per il tuo evento, potresti considerare di organizzare la tua fiera nelle stesse date dell’evento in questione.

4. Prendi le giuste decisioni per l’esecuzione del piano di marketing

Quando si tratta di promozione tradizionale per questo tipo di evento professionale, devi prendere le giuste decisioni di marketing e organizzative . Le principali decisioni che devi prendere riguardano la vendita di biglietti e lo stand . Per fare questo, preferibilmente usa diversi strumenti e canali come le chiamate alle porte fredde, l’invio di e-mail informative, poster, comunicazioni sui social network, ecc., Senza mai perdere di vista il pubblico target per la tua fiera.

5. Utilizza stumenti di marketing in loco

Crea supporti di marketing come segnaletica, banner, volantini … per intensificare la promozione del tuo evento. Per la loro distribuzione progetta uno stand o se avete un budget limitato, sarà sufficiente acquistare un semplice gazebo. È un’attività che puoi esternalizzare senza problemi invece di assumere personale per questo.

6. Prepara animazioni, cibi e bevande

Le attività e le animazioni, insieme a cibi e bevande, sono anche parte integrante di una fiera professionale. Con i primi consoliderai l’entusiasmo dei visitatori e delle aziende presenti alla tua fiera. Cibo e bevande sono necessari per consentire ai partecipanti di ricaricare e persino facilitare gli ambienti di rete. Non dimenticare il personale degli stand, che spesso non può lasciarlo a lungo e dovrà anche mangiare e bere: offre piatti da asporto.

7. Acquisisci beedbacks

In ogni evento professionale, è importante interrogare i partecipanti dopo la fiera. In questo modo, sarai in grado di mantenere una relazione positiva e di fiducia con i diversi attori nel tempo, che sarà essenziale per i seguenti eventi che organizzi. Chiedi loro la loro opinione e i loro commenti sull’organizzazione e sull’esperienza vissuta per migliorare l’ organizzazione delle prossime edizioni.